長年積み重なった未収金と管理部の名もなき業務

ある日経理部のスタッフがオフィスで叫びました——「Aさんから口座に振り込みがありました！」 Aさんは、体調不良による休職を経て退職した元従業員で、社会保険料の未払いが重なっていた方です。Aさんに寄り添いながら「月に500円でも1,000円でもいい」「事業所に持ってきてくれてもいい」など相手が無理なく支払えるよう歩み寄る提案をしていたのが管理部の北橋氏でした。相手から「こういった理由で支払えない」と事情を説明された際には、その事情を汲んだ個別の返信文を作成するなど、諦めることなくやり取りを続けていました。 請求書やSMSを送り、送る前には入金がないか銀行口座を確認、名もなき業務を3年間続けた同氏はある日、あることがきっかけで「OneNegotiation（ワンネゴ）」の存在を知ることになりました。

日の出ケア株式会社

事業内容：介護事業／介護ソフト販売代理業など

本社所在地：〒107-0052 東京都港区赤坂2−17−60　CREA赤坂6階

資本金：800万円

施設数：6（2026年中に2施設開設予定）

従業員数：131名

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質の高いサービスを提供したいという想いと未収金に取り組む日々 

日の出ケア株式会社は、神奈川と東京でグループホームやデイサービスなどの高齢者施設を運営する企業です。 お話を伺ったのは社会福祉連携推進法人、日の出医療福祉グループの社員法人統括本部、管理本部関連事業管理課 課長の朝見真人氏と、賛助会員法人 日の出ケア管理本部 係長 北橋恵伊子氏。朝見氏は財務の出身、経理・総務・法務など全てを総括する責任者で、北橋氏は立ち上げ期から朝見氏と共に様々な業務を担っています。 

運営するグループホームでは、入居者とご家族に入居前と入居後にかかる費用について丁寧な説明を行い、契約書を交わしています。「利用者に質のいいサービスを提供したい、そしてその対価を受け取り、従業員に還元したいという気持ちがベースにある」と北橋氏は話します。

どうしても発生する滞納に追いつかない個別対応 

それにも関わらず、6つの施設ではそれぞれ毎月3〜4件の未払いが発生します。滞納があった場合、催促のフローは用意していますが、家庭の経済状況が変わることもあれば、口座振替が完了できていなかった、2ヶ月に1回の年金が受け取れる来月なら支払える、などそれぞれの事情があり、それに合わせて対応を変えています。 ワンネゴ導入前は、未払いのある入居者ごとに手書きのカルテのような帳簿（下の写真）を作り、やり取りを全て記録し、請求書を発行し、時にはご家族の自宅を訪問し支払いをお願いしたり、内容証明を発行することもあったと言います。

自身のうっかり未払いを気づかせてくれたワンネゴ体験 

ジム通いを20年間習慣にしているという北橋氏はある日、財布をなくしてしまい、クレジットカード払いにしていたジムの引き落としができていないことに気づかずにいました。 約1年後、メールとSMSに聞き覚えのない「ワンネゴ」という差出人からの通知が届きました。「詐欺かと思った」——それでも聞き覚えのあるジム名が件名に見え、リンクを開くと、心当たりのある金額でした。「すぐ支払おう」と思い選択肢をタップした際には、コンビニ、銀行振込、クレジットカードなどから支払い方法が選べ、ポチポチと次へ進みます。未払いがあったことを初めて知ることになったとほぼ同時に「支払えた」「簡単だった」とコメントします。

「驚きはしたが怖くなかった」ワンネゴからの通知

心当たりのあるジム名や金額に「あ、そうかそうか」と思ったものの、調停という言葉にはドキッとしました。ワンネゴのリンクを開き、読み進めると訴訟でもないし、法的な支払い命令ではないことがわかり、話し合いの場を設けてくれていると感じました。驚きはしたが怖くはなかったという自身の体験から、あることを思いついた北橋氏でした。

社長から言われた「難しいけどやってみたらいい」という後押し

ちょうどその頃、同社では効率化できるサービスをとことん調べ導入検討していたので、北橋氏はこの体験を早速朝見氏に伝え、社長にワンネゴ導入を打診しました。介護事業は利用者本人ではなくご家族がお支払いをされるケースが多いことも、未払いを発生させる要因になっていて、回収は作業効率が悪いばかりか一筋縄ではいかない複雑な事情があると言います。事業所での未払いを多く見てきた社長からは「難しいと思うけどやってみたらいい」という返事がもらえ、導入に至りました。

ストレスからの解放。ボタン1つで完結する手軽なシステム

実際にワンネゴを導入した後の業務フローは、劇的に変化しました。使い方は非常にシンプルで、担当者は管理画面から「名前」「金額」「連絡先」の3項目を入力するだけで申立てが完了します。その後は、ワンネゴが中立なシステムとして相手へSMSやハガキで通知を送ってくれるため、スタッフが直接気まずい電話をかける必要はなくなりました。

通知を受け取った相手も、スマートフォンからご自身の希望に合った支払い方法の選択肢をタップするだけで、誰とも対立することなく解決へ進むことができます。

「自分で文面を考えたり、電話をかけたりする手間がなくなり、ボタン1つで的確な案内を送ってくれるシステムは本当に手軽で助かっています」と北橋氏は語ります。直接の督促から解放されたことで、現場が抱えていた「借金取りになりたいわけじゃない」という心理的プレッシャーは完全に払拭されました。

キャッシュフロー改善と、郵送コストを上回る「管理簿」としての費用対効果

「弁護士」という、人によっては強いワードが介在するサービスについて、「手数料がとても高いのではないかという懸念もありましたが、実際はそんなことは全くありませんでした」と朝見氏は語ります。 これまで内容証明を特定記録や速達で送るためにかかっていた一通数千円の郵送代や、請求書を発行・管理する膨大な事務労力を考えれば、システムの利用料は十分に元が取れると実感しています。 ワンネゴを使うことでこれまで煩雑だった回収の作業が減り、「管理簿」のような役割になることで税務調査における損金処理のエビデンスが残せることも大きいと朝見氏はワンネゴの費用対効果を高く評価します。 医療法人も運営し、病院での未払いを多く見てきた社長からも、「仮に手数料がかかったとしても、ただ損金処理をして諦めるくらいなら、システムを使ってでも回収すべきだ」と経営視点での強い後押しがあり、導入に至りました。

ワンネゴ導入Q＆A

Q：ワンネゴ導入の社内稟議はどうでしたか？

A：ワンネゴはトライアルプランだったこともあり、初期費用ゼロで「やってみたらいい」と社長の決裁がすんなりもらえました。

◾️ワンネゴ事務局より→トライアルの場合初期費用は無料で始められます。未収金の件数や、ご状況に合わせたプランのご提案をいたします。

Q：今回は5年以上経った未収金の申立てもされました。対応についてはどうでしたか？

A：時間が経っても諦めたくない気持ちです。これまで相手に配慮しながらも請求書や内容証明を発行し対応してきました。

◾️ワンネゴ事務局より→時効（消滅時効）期間として、5年または10年という目安がありますが、時効によって消滅したと主張されない限り、何年前のものでも回収は可能です。実際にワンネゴでは、3年前や8年前の古い未収金が解決した事例もあります。

Q：ワンネゴはどんな存在ですか？

A：管理簿であり、手軽な交渉システムです。損金処理の際や税務調査が入るときに必ず聞かれる、請求の履歴やエビデンスにも使えます。管理画面や操作は、見やすい、使いやすい、簡単！でした。

介護施設の利用料や病院報酬の滞納問題にも期待できるワンネゴ

冒頭にお伝えした事例は社会保険料の未払いでしたが、これは従業員のいるどんな事業でも起こり得ることでしょう。また、介護施設やサービスの利用料が主たる収入である同社のケースや病院報酬のように、契約書の締結や丁寧な説明を行っていても、利用者の状況やご家族の経済事情が変わることによる未収金は防ぐことができません。 同社のように地域のニーズに合わせたサービスの提供を行う企業の理念を守り、利用の質を向上させ、提供したサービスの対価を受け取り、従業員に還元するという企業の循環に向けてワンネゴ導入を検討してみてはいかがでしょうか。